| |
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Важнейшей функцией работодателя является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации - кадровое делопроизводство.
При подготовке организационно-распорядительных документов, в состав которых входят и документы по личному составу, необходимо учитывать требования, предъявляемые Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", которыми определены правила оформления реквизитов для документов различных организаций.
Учет труда и заработной платы в организации основывается на первичных документах, формируемых в конкретной организации.
В деятельности службы персонала используются следующие документы:
- структура и штатное расписание организации
- правила внутреннего трудового распорядка
- положение о персонале
- положение о кадровой службе
- положения о структурных подразделениях
- должностные инструкции
- положение об аттестационной комиссии
- личные дела работников
- личные дела уволенных работников
- приказы по личному составу и по отпускам
- приказы по основной деятельности
- трудовые договоры
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам)
- трудовые книжки работников
- личные карточки работников формы N Т-2
- договоры о материальной ответственности
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации
- табели учета рабочего времени
- графики отпусков
- листки временной нетрудоспособности
- номенклатура дел
- другие внутренние документы организации
Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел кадрового делопроизводства необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Для того, чтобы кадровое делопроизводствобыло упорядочено, необходимо прежде всего составить штатное расписание и ввести приказную систему. Затем необходимо составить и утвердить должностные инструкции в соответствии с положением каждой должности в организационной структуре организации и спецификой работы ее подразделений. Важное значение имеет разработка программы адаптации новых сотрудников. Должна быть сформирована корпоративная культура в организации: составлены правила внутреннего трудового распорядка, налажено поздравление сотрудников, объявление благодарностей и т.п.
Существенную роль играют служебные записки, с помощью которых осуществляется контроль передачи соответствующей информации, персонифицируется ответственность исполнителя. Работники службы персонала ежемесячно должны составлять итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.
В целях разработки методики подбора персонала нужно составить перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть сотрудники организации, а также определить минимальный проходной уровень, которым должен обладать претендент на вакантную должность.
Система отбора персонала включает в себя следующие этапы:
- анкетирование
- оценка профессиональных знаний и навыков с помощью тестов и практических заданий; психологическое тестирование, определение совместимости с коллективом, в котором предстоит работать
- собеседование с руководителем конкретного подразделения и окончательный отбор
Во многих успешно развивающихся организациях для закрепления персонала применяется так называемый социальный (компенсационный) пакет.
В него могут включаться следующие бонусы:
- возможность приобретения продукции организации по себестоимости
- компенсация затрат работника на мобильную связь
- оплата горюче-смазочных материалов автомобиля работника, используемого в служебных целях
- ежемесячные поощрительные выплаты некурящим сотрудникам
- льготное кредитование работников
- дополнительные выплаты в случае значимых событий, происходящих в жизни сотрудников
- премирование работников, отличившихся по результатам отчетного периода
- премирование за реализацию отдельных проектов, выполнение важных организационных задач, разработку и внедрение новшеств
- материальное поощрение сотрудников, не болевших в течение года
- возможность профессиональной подготовки и переподготовки за счет организации
Все эти мероприятия и проекты повысят стабильность организации, ее жизнеспособность и стратегический потенциал, приведут к достижению поставленных задач.
Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя документально оформлять отношения с работником, в частности оформить трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) и приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), вести учет времени, отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ), ежегодно утверждать графики отпусков (ст. 123 ТК РФ) и т.п. Отсутствие таких документов может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
В то же время при исчислении ряда налогов затраты, связанные с производством, принимаются для уменьшения налоговой базы при условии их документального подтверждения. И если проверки соблюдения трудового законодательства не так уж часто проводятся, а штрафы за трудовые нарушения невелики, то небрежность в кадровом делопроизводстве может серьезно отразиться на финансовом благополучии организации при налоговых проверках.
Общие требования к оформлению первичных документов предусмотрены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете). За отсутствие первичных документов по учету труда и его оплаты организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета, причем штраф может составлять более 15 тыс. руб.
Наступление ответственности работодателя возможно и при отсутствии таких первичных документов, как приказы о приеме, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, табель учета рабочего времени, расчетно-платежная (расчетная) ведомость либо платежная ведомость, записка-расчет о предоставлении отпуска, записка-расчет при увольнении работника, акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному для выполнения определенной работы.
Кроме того, п. п. 21 и 22 ст. 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются в составе расходов на оплату труда расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работнику помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также расходы в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений. Поэтому необходимо, чтобы размеры окладов, условия выплаты премий были указаны и в трудовых договорах для включения их в расходы по налогу на прибыль.
Все организации независимо от организационно-правовой формы, а также предприниматели без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность документов, образующихся в их деятельности в течение сроков хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ.
Правила хранения документов установлены целым рядом нормативных правовых актов, регулирующих архивное дело, в том числе Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле). Кроме того, отдельные положения, касающиеся хранения документов, содержатся также в налоговом и бухгалтерском законодательстве.
В настоящее время конкретные сроки хранения всех документов (бухгалтерских, финансовых, кадровых и пр.) установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Сроки хранения для ряда документов налогового и бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ и Законом о бухгалтерском учете.
Перечнем установлено, что исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве. Так, если срок действия договора закончился в 2004 г., то срок его хранения начинает исчисляться с 1 января 2005 г. Срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах начинает исчисляться с года, следующего за тем, в котором организация (или индивидуальный предприниматель) была снята с налогового учета. Срок хранения личной карточки работника исчисляется аналогичным образом - с года, следующего за годом, в котором был прекращен трудовой договор с данным работником. Срок хранения документов на магнитных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумаге.
Документы, образующиеся в деятельности организации (индивидуального предпринимателя), по срокам хранения можно подразделить на следующие категории:
- документы временного хранения (до 10 лет включительно)
- документы долговременного хранения (более 10 лет)
- документы постоянного (бессрочного) хранения (до 10 лет включительно)
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики (за исключением документов, которые нужно хранить постоянно) относятся к документам временного хранения, потому что срок их хранения составляет пять лет. Вместе с тем ряд документов бухгалтерского и финансового характера имеют срок хранения менее пяти лет.
Например, в течение одного года нужно хранить следующие документы:
- срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения
- заявки на получение кредитов
- сведения о расходовании кредитов за месяц (за квартал - в течение трех лет)
- месячные кассовые планы (квартальные - три года)
- месячные бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)
- месячные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности для данной организации
Необходимо иметь в виду, что согласно вышеуказанному Перечню в течение пяти лет нужно хранить документы бухгалтерского учета и другие документы о начисленных и перечисленных суммах налогов. Однако в НК РФ для указанных документов установлен меньший срок хранения - четыре года. Если Перечнем установлен более длительный срок хранения, чем это предусмотрено НК РФ (или другим специальным законом), то документ следует хранить в течение срока, установленного Перечнем, поскольку за несоблюдение этого срока может быть применена административная ответственность.
Если такой документ по истечении срока хранения, установленного налоговым законодательством, затребует налоговый орган, то за его непредставление налогоплательщика нельзя будет привлечь к налоговой ответственности. И наоборот, если Перечнем установлен срок хранения меньшей продолжительности, чем это предусмотрено НК РФ, то организации следует хранить документы в течение срока, установленного НК РФ. Так, в соответствии со ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее, в течение всего срока (но не более 10 лет), пока он уменьшает налоговую базу по налогу и прибыль текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Для кадровых документов Перечнем установлены как временные, так и долговременные и постоянные (бессрочные) сроки хранения (разделы 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение").
Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1)
- личная карточка работника (форма N Т-2)
- личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС(МС))
- штатное расписание (форма N Т-3)
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4)
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5)
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
- график отпусков (форма N Т-7)
- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9)
- командировочное удостоверение (форма N Т-10)
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11)
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применяться следующие формы:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12)
- табель учета рабочего времени (форма N Т-13)
- расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49)
- расчетная ведомость (форма N Т-51)
- платежная ведомость (форма N Т-53)
- журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а)
- лицевой счет (форма N Т-54)
- лицевой счет (свт) (форма N Т-54а)
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61)
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73)
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровое делопроизводство не допускает. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Размеры бланков и способы расположения реквизитов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, носят рекомендательный характер и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, который всегда предусматривает предоставление в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов и иных нормативных актов.
Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений ТК РФ.
Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в организации.
Все документы по личному составу, для которых срок хранения в организации установлен 75 лет, по истечении срока подлежат обязательной передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив. Это приказы, распоряжения по личному составу, документы к ним; штатные расстановки; индивидуальные (персональные) должностные инструкции.
| |
|
НОВОСТИ БИЗНЕСА
13.10.2008 В России начата сборка нового внедорожника
Ульяновский автомобильный завод приступил к серийному производству нового автомобиля UAZ Pickup. Впервые новинку показали на Московском автосалоне, прошедшем...
[подробнее...]
13.10.2008 ''Евросеть'' закрыла дочерние компании в Индии
Компания ''Евросеть'', крупнейший в России и СНГ сотовый ритейлер, закрыла свои дочерние компании в Индии. Об этом сообщила пресс-секретарь компании Наталья...
[подробнее...]
27.09.2008 ''АЗБУКА ВКУСА'' запускает новый проект SHOP-IN-SHOP
Сеть премиальных городских супермаркетов ''Азбука Вкуса'' (24 магазина) объявляет о старте нового проекта ''Вкусная Япония''. В магазинах сети концептуальный проект будет реализован в формате...
[подробнее...]
|
КУРСЫ ВАЛЮТ
ЦБРФ на
|
|
О КОМПАНИИ