Любая организация за период своего существования имеет в своем арсенале множество всякого рода документации. В данном случае нас интересует кадровая документация, т.е. приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.

И чтобы не произошло захламленности в кадровой документации, необходимо провести ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок. Это надо делать аккуратно, дабы не уничтожить документ, который окажется единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

Сравните, правильно ли вы храните кадровую документацию?

Прежде всего надо выяснить, что относится к документам по личному составу.

Обычно под ними подразумевают, как мы уже заметили, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки.

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей)
документы по аттестации и установлению квалификации
документы, подтверждающие вредные условия производства
списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы, ходатайства, справки, анкеты)
различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот

Почти все документы со сроком их хранения приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом РФ от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.)).

А более подробную информацию по хранению и архивации документации нам дает Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (далее - Закон об архиве).

Документами по личному составу Закон об архиве называет документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).

Рекомендуем организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан.

В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Но в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве
учет и обеспечение сохранности документов
создание научно-справочного аппарата к документам архива
использование хранящихся в архиве документов
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования
организует работу по составлению номенклатуры дел организации
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии
контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива
запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения
участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами РФ, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

На практике документация по личному составу хранится вместе с другими документами. Но мы не требуем устроить отдельное хранилище для документов по личному составу, только рекомендуем отделить данную документацию от другой. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве
оформление дел в соответствии с установленным порядком
экспертиза ценности документов и дел
описание дел, передаваемых в архив организации
передача документов в архив организации

КАДРЫ

НОВОСТИ БИЗНЕСА

13.10.2008 В России начата сборка нового внедорожника
Ульяновский автомобильный завод приступил к серийному производству нового автомобиля UAZ Pickup. Впервые новинку показали на Московском автосалоне, прошедшем...
[подробнее...]

13.10.2008 ''Евросеть'' закрыла дочерние компании в Индии
Компания ''Евросеть'', крупнейший в России и СНГ сотовый ритейлер, закрыла свои дочерние компании в Индии. Об этом сообщила пресс-секретарь компании Наталья...
[подробнее...]

27.09.2008 ''АЗБУКА ВКУСА'' запускает новый проект SHOP-IN-SHOP
Сеть премиальных городских супермаркетов ''Азбука Вкуса'' (24 магазина) объявляет о старте нового проекта ''Вкусная Япония''. В магазинах сети концептуальный проект будет реализован в формате...
[подробнее...]

КУРСЫ ВАЛЮТ
ЦБРФ на

web design by mvm.ru art studio

Охрана бизнес центров

Лицензирование Монтаж и обслуживание средств пожарной безопасности
Сокращения в трудовой книжке